企業の利益に大きくかかわってくる工数管理。アウトソーシング(外部委託)と自社を比較し、経営面から工数の見直しを検討してみる

 こんにちは! 北日本ケアサポートです。

 介護保険(介護報酬)や障がい福祉事業の国保連請求において、弊社のようなアウトソーシング(外部委託)の企業が少しずつ認知されてきております。
 ですが、アウトソーシングのイメージが漠然としていたり、利用するメリットが分からなかったりすることのほうが多いのではないでしょうか。

 そこで今回は「工数」という視点から、自社で行う場合とアウトソーシング(外部委託)を利用する場合とを比較して、アウトソーシングに対する具体的なイメージを持っていただければと思います。

ビジネス協力パズル

・そもそも「工数」とは?

『ある作業をするために必要な仕事量。人数と時間の積で表すことが多い』
*goo辞書より

 工数を式で表すと、【 作業時間 × 作業人数 = 工数 】 となります。
 企業視点で考えると、作業時間や作業人数が増えれば、その分だけ人件費が発生するのは明らかです。ということは、工数の削減=人件費の削減につながると考えられます。

 それだけではなく、工数を把握すると以下のようなメリットがあります。

 ・工数から、作業に係る必要な費用(見積)を算出できる
 ・見積工数を出して、予実管理(=予算と実績を管理すること)ができる
 ・予実管理を基にした業務改善の実施ができる
 ・人員配置や事業計画に反映できる

 工数の管理は、企業として利益が出ているかどうかを確認するという目的があります。

・介護保険や障がい福祉サービスの請求事務の「工数」は、いくつある?

 介護保険(介護報酬)や障がい福祉事業の国保連請求は、利用者の入力から始まり資金の回収に至るまで、大まかに9項目ほどの工数があります。
 以下に、請求事務に関わる9項目の内容を簡単に書き出してみました。

1:利用者情報の入力

・新規利用者の登録
・既存利用者の要介護度(区分)・住所・負担割合・介護券などの変更の確認と修正作業
・障がい福祉サービスの場合は、障がい福祉受給者証の変更の確認と修正作業

2:サービス提供票の作成  *障がい福祉サービスは「サービス提供実績記録票」を作成

・ケアマネジャーから交付された「サービス提供票」に、提供したサービスの実績を「実績」欄に記入

*障がい福祉サービスの場合は、市町村等が支給要否を決定しているため、ケアマネの介入はない
3:居宅介護支援事業所へ報告  *障がい福祉サービスは不要

・その月のすべての実績を記入した「サービス提供票」を、担当のケアマネジャーへFAXなどで返送

*このタイミングで、ケアマネジャーの手元にある「サービス利用票」の予定と、事業所が実際に行った「実績」を、ケアマネジャーとの間で照らし合わせておくと、返戻の予防につながります

4:請求システムに「実績」を入力

・ケアマネジャーとすり合わせた「実績」を、請求システムに入力。入力ミスを防ぐために、二重チェックを!
・障がい福祉サービスの場合は、「サービス提供実績記録票」の入力

*障がい福祉サービス等の利用者で、上限管理対象者がいる場合は、「負担額一覧」「上限管理結果票」の提出・受領のやり取りが必要です

5:国保連へ伝送

・請求システムで入力した実績から「介護給付費請求書」と「介護給付費明細書」を作成し、インターネット経由などで提出
・障がい福祉の場合は、請求書・明細書のほかに「実績記録票」「上限管理結果票」も提出

*返戻等で月遅れの請求が発生している場合、このタイミングで『再請求(再提出)』をします

6:利用者へ請求書発行

・利用者負担が発生した利用者へ、請求書を発行。前月分の領収書も送付する場合は、それも必ず同封
・障がい福祉の場合は、請求書・領収書のほかに前々月分の「代理受領通知書」も送付

7:利用者負担分を回収

・引き落とし → 引き落とし金額をシステムに入力 (月によって引き落とし期日が変わるので、注意!)
・現金 → 現金と引き換える領収書を必ず渡し、お互いが確認できるよう回収した証拠書類は残しておく

*介護保険サービスや障がい福祉サービスにおいて、利用者からの現金回収は推奨しません
ですが、どうしても現金払いが良い、という利用者はいらっしゃいます。このような場合、「利用料を支払った」「受け取っていない」などのトラブルは絶対に避けなければいけません

8:国保連からの入金チェック

・国保連へ請求した介護報酬(介護給付費)は、請求をかけた時点で売掛金に計上。その後、国保連からの入金を確認し、消し込みをする
・返戻などが発生した場合、その原因を解明し、訂正した「介護給付費請求書」と「介護給付費明細書」などを再提出する

*返戻などの原因解明は、返戻内容の把握から始まります。単純な間違いでしたら、さほど難しくはありません
ですが、サービス事業所側に落ち度がなくても、居宅介護支援事業所や保険者側のミスによっても、差し戻される場合があります。このような場合は、保険者・国保連に確認する必要が出てきます
また、お使いのシステムエラーの場合もあるので、システム会社に確認する必要も出てきます

9:利用者からの入金チェック

・原則として、利用者への請求書を作成した時点で、帳簿上は売掛金を計上。その後、利用者からの入金を確認し、消し込みをする
*現金などは現金帳簿で確認。引き落としは、システム上で全員の引き落としがされているかを確認

*引き落としがされていない利用者がいた場合、その原因を利用者へ伝え、次月にまとめて請求するか、現金で回収するかなどの処置が必要です

 このように、大まかに書き出しましたが、実際の作業は返戻を防ぐために、かなり細かく気を配る必要があります。

青のチェック

・アウトソーシング(外部委託)で行える業務は、どのくらいある?

 上記でご説明した介護保険の請求事務を外部に委託した場合、どれだけの業務を委託できると思いますか?
 実は9項目ある工数のうち8割は、アウトソーシング(外部委託)でも行える業務なんです!

 では、何がアウトソーシング(外部委託)で行える業務で、自社で行うべき業務は何かをご説明します。

1:利用者情報の入力 (アウトソーシングでも可能)
→新規利用者の情報や、既存利用者の変更情報を代行業者へFAXまたはデータ送信すれば、新規登録や修正を代行業者が行います。

2:サービス提供票の作成 (自社で行ったほうが良い)
→実際に提供したサービスの実績をサービス提供票へ記入するため、自社で行ったほうが良いと考えます。現場のスタッフしか把握できていない事柄もあると思いますので、代行業者が行うと情報の食い違いや認識のずれが発生する可能性が出てきます。

3:居宅介護支援事業所へ報告 (アウトソーシングでも可能)
→自社で作成したサービス提供票を、代行業者がFAX送信することも可能です。

4:請求システムに「実績」を入力 (アウトソーシングでも可能)
→代行業者へサービス提供票をFAXまたはデータ送信すると、弊社北日本ケアサポートでしたら2~3営業日ほどでシステムへの入力を完了させます。
 *代行業者が上限管理の業務を請け負うことも可能です。

5:国保連へ伝送 (アウトソーシングでも可能)
→北日本ケアサポートの場合、請求システムへ入力した実績内容をクライアントに確認していただき、この内容で国保連へ伝送して良いとの許可をいただければ、直ちに伝送いたします。

6:利用者へ請求書発行 (アウトソーシングでも可能)
→代行業者が請求書や領収書などを作成、郵送することも可能です。

7:利用者負担分を回収 (一部、アウトソーシングでも可能)
→現金回収は、代行業者では行えませんので、自社で行います。引き落としであれば、代行業者がシステムへログインし、入金金額の設定を行います。

8:国保連からの入金チェック (アウトソーシングでも可能)
→代行業者が国保連からの入金金額をチェックし、報告します。
返戻や保留が発生した場合、北日本ケアサポートですと、返戻や保留の原因を解明し、クライアントへその内容を報告します。その際に、再請求などをご提案いたします。また、弊社にて再請求などを処理することも可能です。

9:利用者からの入金チェック (一部、アウトソーシングでも可能)
→現金回収と同様に、利用者の現金払いのチェックは代行業者ではできません。そのため、自社で行います。引き落としであれば、代行業者がシステム内でチェックすることは可能です。

 いかがでしたか? 9項目のうち、自社で必ずやらなければならない内容は、サービス提供票の作成と現金回収に関するものだけです。
 アウトソーシング(外部委託)に業務を依頼すれば、かなりの時間削減ができるとお分かりになりますよね。

ノートパソコンと観葉植物

 小規模な事業所では、すべての請求事務を1人で行っていることが多いのではないでしょうか?
 冒頭の『工数とは?』でもお伝えしましたが、作業時間が増えれば、その分だけ人件費がかかります。しかも、請求事務は利益を生む業務ではありませ

 例えば、1人のスタッフが9項目の請求事務を終わらせるために、20時間を費やしたとします。
 その作業をする管理者やサービス提供責任者の人件費を時給2,000円とした場合

2,000円×20時間=40,000円/月

 これが請求事務にかかる人件費です。もし残業をすれば、当然その分が上乗せされます。

『アウトソーシング(外部委託)で行える業務は、どのくらいある?』でもお伝えした通り、9項目の工数の8割は代行業者への委託が可能です。
 つまり請求事務を代行業者へ依頼すると、事務スタッフが請求業務にかかわる時間は、たったの4時間ほどです。
 そうなると、請求事務にかかるスタッフの人件費は以下のようになります。

2,000円×4時間=8,000/

 40,000円-8,000円=32,000円の人件費が削減されたということです。凄いですよね……。

 請求事務に割いていたスタッフの時間が空くという事は、その時間分だけ現場に入ってサービスの提供ができる、ということですよね。
 もし時給2,000円のスタッフが、3,500/時間のサービスを提供したら、事業所は1,500/時間の利益を得られるのです。

 

「そうは言っても、アウトソーシング(外部委託)の料金は結局いくらなの?」と疑問が出てきますよね。
 そこで、弊社北日本ケアサポートの料金案内をご覧いただき、自社のみで行う場合と経費を比較していただければと思います。
  介護保険請求代行・障がい福祉サービス請求代行・事務代行料金 一覧

 このほかにも、アウトソーシング(外部委託)に関して、さまざまな疑問をお持ちかと思います。
 弊社のサイト内には、よくあるご質問など、アウトソーシング(外部委託)に関するページがございます。ご一読くださいましたら幸いです。

 それでも、請求事務代行に関する不安や疑問、自分の事業所での利用は可能か? などがございましたら、ぜひ気軽にお問い合わせください。北日本ケアサポートのスタッフが、丁寧にご説明いたします。
 実は……弊社は、特殊な運用のクライアントの請求事務代行もしているんですよ!

 皆様からのご連絡を、北日本ケアサポートスタッフ一同お待ちしております♪

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*過去記事
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《 記事原案者 》
鷲尾 和巳鷲尾 和巳(わしお かずみ) → 代表ご挨拶
北日本ケアサポート 株式会社 代表取締役 / 特定非営利活動法人 はなうた 理事長 / 一般社団法人 日本介護協会 理事 / 介護事務管理士 資格保持者


《 記事加筆編集者 》
北日本ケアサポートスタッフ北日本ケアサポートスタッフ:A
介護事務管理士 資格保持者