前回は「実地指導とは何か」ということについてお話させて頂きました。今回は、実地指導が行われる際に、事前に必要なことをお話ししたいと思います。

 

●実地指導で事前に提出が必要な書類

①運営規程、重要事項説明書、契約書、勤務表、従業者の配置状況等
上記の書類は実地指導の前に提出するため、あらかじめ準備が必要です。

②自己点検表
 事業所の基本方針や人員基準、設備基準、運営基準等についての点検表です。

③ 各種加算等自己点検シート
 加算要件について、それぞれの項目ごとにチェックをするものです。

②、③については、サービス種類ごとに様式が異なるため、事前に行政のホームページより確認しておくと良いかと思います。

●実地指導の際に確認される書類等

①運営規程、重要事項説明書、契約書、法人定款、個人情報使用同意書、平面図
運営規程と重要事項説明書については、事業所内の利用者様やご家族様が見やすい場所に掲示することが義務付けられています。

②勤務表、従業者の配置状況、従業者の入職時書類(履歴書や雇用契約書、資格者証等)

③利用者様の個人ファイル
数名の利用者様の個人ファイルを抽出し、ケアマネジメントプロセスに沿ってサービス提供が行われているかどうかを、書類や記録、同意書等により確認が行われます。

④介護報酬請求
利用者様に請求するご料金について、加算・減算に誤りがないか、利用日数に誤りはないか等を介護報酬明細書や請求書・領収書、加算一覧等を用いり確認を行われます。

⑤マニュアル、報告・実績記録の書類の有無
事業所のサービスによって異なりますが、消防用設備の設置や点検、避難訓練の実施報告、事故・苦情に関する報告書、感染防止や衛生・防災のマニュアルが作成されているかどうか、身体
拘束に関する記録等の確認も行われます。

●書類について注意すべきこと

書類に不備を見つけた場合、その不備が入力ミスや情報の追加であれば、修正しても不正にはなりません。ただし、修正液や修正テープを使わず、訂正箇所に二重線を引き訂正印を押します。
書類の保管期間は、介護サービスの提供に関する記録は、2年間となります。また、介護報酬請求に関するものは、最終受領日から5年間の保管が必要です。しかし、近年では条例により全ての記録は5年間の保管が必要となりつつあるようです。

今回、実地指導に際しての必要書類の準備についてお話してきました。必要書類等には、各都道府県・各市町村によって異なる「ローカルルール」が存在します。もし困ったり、悩んだりしたときは行政に相談し、正しい介護サービスを提供していきましょう。次回は、実地指導当日の流れやその際に多く指摘される事例についてお話していければと思います。

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