あなたの事業所はどちら？ 国保連請求で、アウトソーシング(外部委託)のメリットを感じやすい事業所と感じにくい事業所の違いを解説します！
こんにちは！ 北日本ケアサポートです。
弊社は、介護保険や障がい福祉の国保連請求代行などを専門としている会社です。
介護や障がい福祉サービスに直接携わるのではなく、介護事業所の皆さんが本業に専念していただくための後方支援のお仕事をしております。
実は、弊社が国保連への請求代行を請け負ったとしても、あらゆる事業所のメリットになるとは思っていません。
なぜ、そう思うのか？ 弊社が考える、国保連請求を外部委託するとメリットが感じやすい事業所と感じにくい事業所の違いを解説していきたいと思います。
・事業所の規模による違い
国保連請求のアウトソーシング(外部委託)で、メリットを感じやすい事業所は、立ち上げたばかりの小規模の事業所、または従業員300名以上がいる大規模の事業所です。
逆に、メリットを感じにくい事業所は、従業員100～300名ほどの中規模の事業所です。
では、なぜそうなるのか、それぞれの事業所ごとにご説明いたします。
メリットを感じやすい事業所の規模
《 小規模の事業所 》
小規模の事業所で開業当初は、国保連への請求業務も加算に関する申請など、右も左もわからない状況です。介護報酬の入金は翌々月ですので、もし返戻が多発すると、入金がさらに遅れます。請求業務に不慣れな時期は、結果として、資金繰りに頭を悩ませることになりかねません。
そこで、弊社のような国保連請求に特化したアウトソーシング(外部委託)を利用すると、まず国保連請求に関する間違いが減ります。そうすると、キャッシュフロー(お金の流れ)が改善します。
それだけではなく、国保連請求に関することや事業所運営に欠かせない処遇改善加算に関することなど、分からないことをアウトソーシング(外部委託)会社に聞けるので、ご自身の勉強にもなります。
また、アウトソーシング(外部委託)の最大のメリットは、経営者は事務作業に追われることがなくなり、現場の作業に集中できるため、事業所の利益を上げられることです。
《 従業員300名以上の大規模事業所 》
大規模の事業所は大抵、数多くの事業所を抱えており、本部で請求事務の作業を一手に行っている場合がほとんどです。
つまり、請求事務は各事業所でする作業ではない、という文化が根付いているので、アウトソーシング(外部委託)への移行がスムーズです。
大規模事業所の場合、本部の請求事務の一部をアウトソーシング(外部委託)に依頼することで、たとえ事業所数が増えたとしても、本部の事務職を増やす必要はなく、請求事務の対応が可能です。
事務職など人が多くなった分だけトラブルが発生しやすくなり、引継ぎや研修などに時間を割くことにもなります。
このようなことからも、請求事務に関わる人件費と代行料金が同じであるならば、絶対にアウトソーシング(外部委託)を利用すべきです。
＊ご参考までに、北日本ケアサポートの料金をご案内します → 国保連請求代行料金案内
メリットを感じにくい事業所の規模
《 従業員100～300名ほどの中規模の事業所 》
この規模の事業所には、それぞれの事業所で管理者が請求事務を兼務している場合が多々あります。
そのような事業所でアウトソーシング(外部委託)を利用しようとすると、代行運用までに必要な引継ぎなどの時間やストレスなどの負担が、管理者にかかりやすいように見受けられます。
弊社北日本ケアサポートの場合、請求事務代行を開始してから２カ月ほどは、引継ぎなどでクライアントとのやり取りが最も多くなります。
また請求事務に慣れた管理者であれば、さほどの時間がかからずに業務を行えるはずです。そうなると、費用の面からもアウトソーシング(外部委託)を利用するメリットは少ないでしょう。
ただし、国保連請求事務を専門にしていた事務職の方が、退職などで2，3名ほどになった場合は、新たに事務職を雇って一から教えるのか、アウトソーシング(外部委託)を利用するのかを検討して良いかもしれません。
・管理者の数字意識の違い
国保連請求の担当者が管理者の場合、その管理者が数字の意識・知識をどれだけ持っているかによって、アウトソーシング(外部委託)を利用するメリットが変わってきます。
メリットを感じやすい管理者
《 数字の意識・知識が高い管理者 》
国保連への請求事務をしていると、嫌でも単位数などの知識が身につきます。すると、売上の予測や時間単価が分かってきます。
このようなことを理解している管理者は、アウトソーシング(外部委託)と自分が現状行っている作業を金銭面などから比較検討できます。その結果、もしアウトソーシング(外部委託)を利用しようとなった場合は、メリットを感じやすくなります。
メリットを感じにくい管理者
《 数字の意識・知識が低い管理者 》
国保連への請求に不慣れな管理者は、事業所に毎月どのくらいの売上げがあるのか、作業にかかった時間を単価にするとどれほどの費用がかかっているのか、の認識が低いように思われます。
このような管理者がアウトソーシング(外部委託)を利用したとしても、比較検討する材料を持ち合わせていないため、メリットが感じにくいのです。
上記《 小規模の事業所 》のところで、不慣れな作業はアウトソーシング(外部委託)の利用をお勧めしました。
ですが、もし管理者に数字の意識・知識を持ってほしいと経営者が考えるのでしたら、アウトソーシング(外部委託)の利用は、少し様子を見てから検討したほうがよいかもしれません。
なぜなら、管理者が数字の意識・知識を勉強する絶好の機会を奪ってしまうからです。
・従業員の出入りが激しい企業かどうかの違い
誤解のないように先にお伝えしますが、従業員の出入りの激しさが良い悪いという話ではなく、どちらがアウトソーシング(外部委託)を利用するとメリットを感じやすいか？ という話です。
メリットを感じやすい企業
《 出入りの激しい企業 》
想像はつくと思いますが……、従業員の出入りが激しいため、引継ぎ業務に時間がかかる、または引継ぎすらなく、従業員が退職してしまうことが多いはずです。
事実、弊社とご契約くださったクライアントの中でも「事務員が突然退職して、何もわからない」という相談から始まることは珍しくはありません。
事務員の引継ぎ作業は、一見してコストが掛かっていないように思えますが、人件費という経費が掛かっています。つまり、引継ぎはお金を生まない仕事なのです。
もしアウトソーシング(外部委託)を利用していたら、従業員が引継ぎもなしに突然退職したとしても、何ら問題はありません。当然、引継ぎという作業もないので、人件費という余計なコストも消えます。
出入りの激しい企業と聞くと、ネガティブなイメージを持ってしまいませんか？ ですが、弊社の経験上、このような状況は発展途上の企業に多く見られるように感じます。
発展途上の企業は、事業規模の拡大とともにサービス内容も変化していきます。そのような変化が起こるたびに、社員が辞めてしまうケースがあるのが現実です。
＊北日本ケアサポートスタッフ：Aの前職も、同じように発展途上の部署であったため、たくさんの社員が辞めていきました💦 ブラック企業ではなかったのですが、退職した方は変化に対応できなかったようでした……
介護や障がい福祉サービスにおいて、新たなサービスを展開しようとした場合、その法解釈や手続き、請求事務の知識がある社員を採用したくても、なかなか見つかるものではありません。
そういった点からも、国保連請求などに精通したアウトソーシング(外部委託)を利用していれば、大抵は次月からの対応が可能です。これはとても心強いと思いませんか？
メリットを感じにくい企業
《 出入りの変化が少ない企業 》
事業規模の大小にかかわらず、事業所数や従業員数の変化があまりない企業は、当然、従業員の出入りは少ないはずです。
企業内の配置移動による引継ぎはあるかもしれませんが、そこにかかる人件費などのコストは少額だと思われます。
また、企業として成熟・安定しているのであれば、未開拓のサービスに手を出すことも少ないため、従来のサービスに精通した社員が多くいます。
そのような企業の場合、わざわざアウトソーシング(外部委託)を利用するメリットはないかもしれませんね。
以上、お伝えしてきた通り、事業所の規模・管理者のレベル・会社の方向性などにより、国保連への請求代行を利用するメリットの感じやすさは分かれてきます。
今現在、事業所がどのようなスタイルで運営しているかによっては、アウトソーシング(外部委託)に同等の業務を委託したとしても、良い悪いの感じ方はバラバラです。
弊社北日本ケアサポートのような、国保連の請求事務代行を使ったことも、どのような流れで作業するのか、ご存じのない事業所が多いかと思います。
弊社へよくいただくご質問と回答や、ご利用者様の声を一度ご覧いただけますと幸いです。
→ よくあるご質問
→ 利用している人の話が聞きたい！
北日本ケアサポートの夢は、介護業界をもっと働きやすく、魅力的な業界にすることです。
この姿勢のもと、クライアントにとって一番良い解決策は何か？ を一緒に考えてまいります。サービスを押し売りするようなことは一切ありませんので、ご安心ください(笑)
国保連への請求代行に関する詳細が聞きたい、または事業所に関して相談したいことがありましたら、弊社までお気軽にご連絡ください。スタッフ一同、お待ちしております。
《 記事原案者 》
鷲尾 和巳(わしお かずみ) → 代表ご挨拶
北日本ケアサポート 株式会社 代表取締役 / 特定非営利活動法人 はなうた 理事長 / 一般社団法人 日本介護協会 理事 / 介護事務管理士 資格保持者
《 記事加筆編集者 》
北日本ケアサポートスタッフ：A
介護事務管理士 資格保持者